家賃回収等に便利な郵便サービス

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 不動産賃貸経営は、通常、金融機関から借入をして不動産を取得し、それを入居者に貸して家賃を回収し、金融機関からの借入金を返済することを繰り返す商売です。
 入居者が家賃等を払わない場合、内容証明郵便を出すという家主や管理会社が多いと思います。内容証明郵便といえば、かつては文房具店で専用原稿用紙とカーボン紙を買って手書きして、郵便局用・受取人用・差出人用の3枚の同じ内容を書いた紙を郵便局に持って行き差し出すという方法がとられていましたが、これは10年前のやり方です。今は、電子内容証明サービスを利用して、Ms-Wordで作ったファイルをネット上で送信するのが主流です。
 しかし、近年、電子内容証明サービスの利用者が増え、送信しても印刷までにかなり時間がかかります。首都圏宛ての郵便物は新東京郵便局で印刷・発送されるのですが、印刷完了まで12時間待ちというようなことが良くあります。そのため、印刷・発送が翌日になり、到着が翌々日になってしまうこともあります。
 また、内容証明の意義は正しく文書の内容を証明することにあり、ただ家賃を督促するだけならば、内容証明扱いにする必要はありません。基本は書留郵便で、そのオプションが内容証明であり、封筒の表面に表示されるのも「書留」であり、「内容証明」との記載は、文書の末尾にされるだけです。ですから、普通の人は、郵便を受け取っただけでは書留郵便としか思いません。内容証明にする意味があるのは、賃料滞納等による契約解除の通知のように、裁判の証拠として送付文書の内容を証明したい場合です。
 私がもっと便利だと思うのは、Web速達です。夜間を除き、送信後3時間位で配達が完了します。なぜこんなに早いのかと言うと、電子内容証明郵便が新東京郵便局で印刷されるのに対し、Web速達は、データが配達地域の郵便局に即座に送信され、そこで印刷・発送されるので、すぐに配達される訳です。例えば、家賃支払い期日の15時に入金チェックをして未入金の場合には速やかに督促状を送付すれば、たいてい当日中に配達されます。
 送信すると「「日本郵便 Webゆうびんサービス」受付完了のお知らせ」というメールが届きます。そして、郵便追跡サービスに連動しているので、「【受付通知】配達完了メール通知受付ご報告」というメールが届き、さらに配達が完了すると、「【結果通知】配達完了メール通知結果ご報告」というメールが届きます。この間4時間足らずです。
 送付文書も、Ms-Wordの文字だけのファイル(内容証明はそうなります)ではなく、図表等も入れられ、さらに、PDFファイルも使えますので、署名・捺印したり、手書きしたり、カラーにしたりと色々なことができます。ですから、色々な目的で使えます。管理画面にログインすると、差出人名・受取人名・配達日時等の記録が残されていますので、送信・配達の証拠にもなります。もっとも、受取人が不在の場合にはポスト投函になり、配達された証拠にはなっても受け取りの証拠にはなりませんので、受け取りの証拠が必要な場合には、簡易書留や書留を使う必要があります。
 急ぐ必要が無く、配達の証拠も必要無い場合には、Webレターが安価で便利です。Web速達から、速達機能と配達記録機能を除いたサービスとなっています。紙を印刷して封入して宛名書きをして切手を貼ってポストに行くという手間が省け、同じ内容を複数に送る場合や、同じ相手に繰り返し送る場合には、特に効果を発揮します。
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